Tugas administrasi proyek berkaitan dengan mengurus dan menyelesaikan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan proyek yang bersifat administratif, keuangan, dan umum, menyiapkan berita acara lapangan, serta menyusun dokumentasi antara lain terdiri dari:
- Menyiapkan jaminan
- Asuransi
- Laporan kemajuan pekerjaan
- Surat menyurat pengguna jasa dan penyedia jasa
- Kelengkapan penagihan dan pembayaran
- Perubahan pekerjaan (Addendum)
- Pembuatan berita acara justifikasi dan BA lainnya
- Pengurusan masalah klaim
Baca juga Komponen Administrasi Keuangan suatu Proyek Kontruksi
Maksud dari pekerjaan administrasi Proyek adalah untuk menyelenggarakan seluruh aspek non teknis secara sistematis, lengkap dan akurat sesuai kemajuan pelaksanaan agar tujuan kontrak tercapai. Tujuannya sendiri agar proyek tersebut secara komersial selesai dengan mutu baik, biaya dan waktu sesuai kontrak, dan penyedia jasa berhak mendapatkan pembayaran atas hasil pekerjaannya beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain sesuai ketentuan dalam kontrak.
Untuk hal itulah diperlukan catatan-catatan yang jelas dan baik, catatan administrasi harus ditetapkan bukan saja terhadap kejadian yag diduga tetapi juga kebutuhan potensial lainnya seperti :
- Untuk menjamin pemenuhan teknis dan komersial oleh kedua pihak
- Untuk maksud-maksud audit kontrak
- Untuk mengawasi korespondensi
- Pengawasan perubahan
- Melakukan pembayaran termin
- Untuk pengawasan mutu
- Melakukan pembayaran akhir
- Pengoperasian fasilitas yang telah selesai
- Sebagai suatu pembelaan klaim
- Menentukan apa yg terjadi di masa lalu
Baca juga Pengaruh administrasi proyek terhadap variabel proyek
Pekerjaan administrasi proyek harus memastikan bahwa setiap data sudah diinputkan dengan baik, memastikan bahwa setiap dokumen ataupun kegiatan yang sedang berlangsung pada proyek yang sedang dijalankan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Memastikan semua dokumen inventori dijaga dengan baik, memastikan bahwa segala klaim yang masuk ke kantor dapat terorganisir
secara factual, memastikan segala dokumen surat jalan baik, memastikan data absen dan lembur pegawai sudah dibuat, memastikan bahwa laporan mingguan, bulanan atau tahunan sudah dibuat, serta memastikan bahwa setiap dokumen sudah terduplikasi dan dijaga dengan baik.
Dengan koordinasi semua yang terlibat dalam administrasi proyek memenuhi dan memastikan hal-hal diatas maka dapat dipastikan tujuan pencapaian proyek yang berkaitan dengan mutu, biaya, dan waktu dapat diwujudkan.
Semoga artikel ini tentang Tugas Administrasi Proyek dan Fungsinya ini bermanfaat . Jangan lupa ikuti INSTAGRAM dan FACEBOOK kami dan dapatkan informasi seputar dunia teknik setiap harinya.
